Beroepingswerk kerkenraad - stappenplan PKA
Stel: De predikant van jouw kerkplek heeft aangegeven een beroep te hebben aangenomen in een andere gemeente. Of de predikant is wellicht losgemaakt of gaat met emeritaat. Hoe dan ook: je gemeente is vacant. Wat nu? Dit stappenplan maakt inzichtelijk hoe het beroepingswerk verloopt.
Ga ervan uit dat dit proces minstens 9-12 maanden in beslag neemt.
1. Predikant neemt beroep aan
- De predikant neemt een beroep aan naar een andere gemeente.
- De predikant meldt het aannemen van het beroep aan de voorzitter of het moderamen van de wijkkerkenraad van de huidige gemeente.
- De wijkkerkenraad meldt het aangenomen beroep op de eerstvolgende zondag aan de gemeente. Dit hoort in beide gemeenten, de nieuwe en de ‘oude’, op dezelfde dag plaats te vinden.
- Hierna kan het gemeld worden in de communicatiekanalen van de gemeente. Het is verstandig om dit te doen in afstemming met de predikant.
2. Kerkenraad aan zet
- De voorzitter van de wijkkerkenraad licht de Algemene Kerkenraad en het Kerkelijk Bureau in. (info@protestantsamsterdam.nl)
- Het is aan te raden dat de voorzitter goed regie houdt in deze situatie. Geen discussies of te snelle conclusies via een appgroep. Verstandig is om een extra wijkkerkenraadsvergadering te houden om de volgende stappen te bespreken.
- Volg met een aantal leden van de wijkkerkenraad het eerstvolgende webinar ‘Vacant, waar start je?’.
- Op redelijke termijn meldt de kerkenraad aan de gemeente hoe hij de ontstane situatie gaat oppakken. Bekijk vooraf de plaatselijke regeling van de gemeente. Wat staat erin over de rol van de gemeente in de verkiezingsprocedure? Mag zij stemmen? Zo ja, wie mag dan stemmen? Alleen belijdende leden of ook anderen? Goed om dit tijdig te melden aan de gemeente, zodat er geen verkeerde verwachtingen ontstaan.
Webinar ‘Vacant? Waar start je?‘
Dit gratis webinar is bedoeld voor kerkenraadsleden van gemeenten die vacant zijn en zich oriënteren op welke wijze ze deze vacature willen gaan invullen.
3. Advisering door een consulent
De scriba van de Algemene Kerkenraad benadert in overleg met de wijkkerkenraad een predikant om als consulent de wijkkerkenraad te adviseren tijdens moderamen- en kerkenraadsvergaderingen en het beroepingswerk te begeleiden (ord. 3-3-4).
4. Afscheid predikant voorbereiden
In het geval dat de predikant van jouw kerkplek heeft aangegeven een beroep te hebben aangenomen in een andere gemeente:
- De wijkkerkenraad van de roepende gemeente stelt in samenspraak met de predikant en de huidige gemeente de datum van verbintenis vast.
- Het afscheid van de predikant vindt doorgaans 1 à 2 weken voor de datum van de verbintenis plaats. Dit afscheid hoeft de wijkkerkenraad niet zelf te organiseren. Daar kan zij een projectgroep voor in het leven roepen. Losmaking en afscheid is altijd in overleg met HR (hr@protestantsamsterdam.nl).
Team HR van het kerkelijk bureau geeft de losmaking van de predikant door aan de Beheercommissie centrale kas predikantstraktementen in Utrecht.
(Generale Regeling 5.8.3).
In het dienstboek van de Protestantse Kerk is een orde van dienst voor het afscheid van een dienaar des woords te vinden.
5. Werkzaamheden tijdens vacante periode
Probeer als wijkkerkenraad deze periode als ‘een zegen’ te zien. Wellicht kan de gemeente meer doen dan je dacht, ontstaan er mooie samenwerkingsinitiatieven met buurgemeenten en realiseer je je opnieuw hoe waardevol de voorganger voor de gemeente is.
Om te voorzien in de werkzaamheden van de predikant die (tijdelijk) niet achterwege kunnen blijven, m.n. pastoraat en eredienst, zijn er verschillende mogelijkheden. Bespreek deze met HR van het kerkelijk bureau! Team HR is betrokken bij de formele aspecten van het beroep. (hr@protestantsamsterdam.nl)
- Aanstellen ambulant predikant
- Benaderen van beschikbare (emeritus) predikant of kerkelijk werker
- Preekbeurten regelen
Ook is dit wellicht het moment om als gemeente eens te kijken of ‘onderling pastoraat’ bij de gemeente past. Of dat de gemeente kan aanhaken bij kringwerk georganiseerd door een buurgemeente.
6. Bezinningsperiode (zo lang nodig is)
Na het vertrek van de predikant begint een bezinningsperiode. Dit geeft de gemeente ruimte om los te komen van de voorganger en opnieuw te bepalen welk type predikant het beste past. Betrek hierbij de consulent en voer als kerkenraad een exitgesprek met de vertrekkende predikant.
Begin de bezinning over welke predikant de gemeente op dit moment nodig heeft met een evaluatie van het beleidsplan. Daarin staat – als het goed is – wie je als gemeente bent en wat je plannen zijn. Een nieuwe predikant moet uiteraard willen werken binnen de kaders van dit beleidsplan. Betrek de gemeente hierbij. Verken eventueel in hoeverre de gemeente open staat voor een niet-traditionele of voor de hand liggende keuze. Uit deze bezinning vloeit het profiel van de gemeente voort dat als uitgangspunt voor de profielschets van de predikant dient.
Tegelijkertijd dient het gesprek met het breed moderamen van de classicale vergadering te (BMCV) worden aangegaan. De classis heeft de kerkordelijke taak om de samenwerking te bevorderen. Het BMCV kan meedenken over verschillende soorten scenario’s omdat het goed zicht heeft op de mogelijkheden en op wat er speelt in de classis.
- Voor wijkgemeenten is toestemming nodig van de algemene kerkenraad en het BMCV om een vacature te stellen.
- Denk ook na over huisvesting. Is er een pastorie beschikbaar? Of is het ook mogelijk dat de predikant zijn/haar eigen huis koopt? En wat doe je dan met de pastorie?
- Neem de tijd voor deze stap. Want deze stap is in hoge mate bepalend voor de predikant die jullie uiteindelijk gaan beroepen.
Geef aan bij het kerkelijk bureau dat je wilt gaan beroepen.
Team HR van het kerkelijk bureau stuurt de wijkgemeente de
- beroepingsprocedure,
- gids beroepingswerk (PKN),
- deze werkwijze,
- planning vergaderingen MAK en AK door aan beroepingscommissie (incl. deadline stukken een week van te voren) en
- voor welk percentage een predikant beroepen kan worden
(o.b.v. de matrix).
7. Profielschets opstellen (8 a 12 weken)
- De wijkkerkenraad is verantwoordelijk voor het opstellen van een profielschets. Dit kan echter ook uitbesteed worden aan de beroepingscommissie. Die koppelt het dan terug aan de wijkkerkenraad. De wijkkerkenraad neemt de uiteindelijke beslissing.
- Stel onder begeleiding van de consulent een profiel op op basis van de analyse die jullie gedaan hebben. Het is belangrijk dat daarbij niet emoties en voorkeuren de overhand nemen maar feiten en visie leidend zijn.
- De wijkkerkenraad informeert de gemeente over de gekozen profielschets.
Suggesties opstellen profielschets
In dit document staan suggesties die kunnen helpen bij het opstellen van het profiel van de gezochte predikant.
Tip 1: Het is wijs om na te denken over een interim-periode.
Tip 2: De profielen kunnen met scriba en ambtelijk secretaris vooraf doorgenomen worden, waarna eventuele aanpassing helpt bij goedkeuring door MAK.
8. Solvabiliteitsverklaring aanvragen (3 weken)
In overleg met de wijkkerkenraad vraagt team HR van het kerkelijk bureau namens het college van kerkrentmeesters een solvabiliteitsverklaring aan bij het Classicale College voor de Behandeling van Beheerszaken (CCBB) (ord. 3-3-1). Dit omdat de PKA als 1 rechtspersoon de predikant beroept en de predikant ook inzet ten behoeve van ons kerk-zijn in de stad.
Let op: de solvabiliteitsverklaring is slechts een jaar geldig. Daarom is het aan te bevelen de formele aanvraag pas te doen tegen het eind van de voorbereidingen voor het stellen van de vacature. Het aanvragen van zo’n verklaring is te vergelijken met het aanvragen van een hypotheek. Op papier heb je de ideale voorganger geschetst. De vraag is nu of de gemeente voldoende financiële ruimte heeft om deze voorganger de komende jaren te kunnen betalen. Het CCBB berekent dat voor de gemeente en geeft een bindend advies.
9. Profielschets definitief (3 weken, afhankelijk van vergaderschema)
De wijkgemeente stuurt het Moderamen van de Algemene Kerkenraad (MAK) een mail met:
- De profielen
- Gemotiveerd verzoek voor toestemming om een predikant te beroepen.
Voorzitter (en evt. andere leden) van de beroepingscommissie motiveren de profielen tijdens een gesprek met de vertegenwoordigers van het MAK.
- Contactpersoon MAK:
Robert Jan Nijland-Beltman, ambtelijk secretarisak@protestantsamsterdam.nl
MAK overlegt aan de hand van ingestuurde profielen over de aanvraag nieuw beroep, zodat in de volgende MAK DB vergadering meer inhoudelijke vragen gesteld kunnen worden.
Ambtelijk secretaris geeft daarna (binnen een week) feedback van MAK DB aan de commissie na de vergadering. En neemt HR mee in cc.
10. Toestemming vragen (1-3 weken)
Team HR van het kerkelijk bureau neemt contact op met het breed moderamen van de classicale vergadering en vraagt nu formeel toestemming om de vacature te mogen stellen (ord. 3-3-1).
De beroepingscommissie en wijkkerkenraad wordt geïnformeerd zodra deze binnen is.
11. Instellen beroepingscommissie
Terwijl toestemming beroepen wordt aangevraagd:
De wijkkerkenraad kan zelf de beroepingscommissie vormen of de beroepingscommissie aanstellen. In dat laatste geval is het verstandig om hiervoor een aantal kerkenraadsleden en een aantal gemeenteleden te vragen. Als er gemeenteleden gevraagd worden, denk dan goed na over representativiteit.
Let ook op de gespreksvaardigheden van de leden. Er moeten commissieleden zijn die een gelijkwaardige gesprekspartner voor een predikant kunnen zijn. Voor een goed proces kan een beroepingscommissie van vijf personen soms effectiever zijn dan een van negen personen.
Als er een beroepingscommissie wordt ingesteld, dan formuleert de wijkkerkenraad de opdracht voor de beroepingscommissie (ord. 3-3-5).
Ambtelijk secretaris vraagt de Algemene Kerkenraad om lid beroepingscommissie vanuit een buur-gemeente.
Tip: De beroepingscommissie kan een training volgen. In de training wordt gewerkt aan het verkennen van de gehele procedure. De training bestaat uit 2 bijeenkomsten van ongeveer 2 uur en vindt plaats in de gemeente.
12. Vacature opstellen (2 weken)
Terwijl toestemming beroepen wordt aangevraagd:
De beroepingscommissie neemt contact op met team HR van het Kerkelijk Bureau, om samen de vacature op te stellen. Hierbij levert de commissie de eerste opzet aan.
Zodra de vacature definitief is en toestemming beroepen binnen is: Team HR plaatst de vacature op de eigen website, website van de Protestantse Kerk in Nederland, Reliwerk en/of andere media.
13. Welke dominees zijn beroepbaar? (4 weken)
- De wijkkerkenraad nodigt – in overleg met de beroepingscommissie – de gemeente uit om namen in te dienen van predikanten / proponenten die voor een beroep in aanmerking zouden kunnen komen (ord. 3-3-6). Dit kan bijvoorbeeld via een bericht in het kerkblad of de nieuwsbrief. Maak duidelijk hoe men namen kan doorgeven en wat de sluitingstermijn is.
- De wijkkerkenraad vraagt – in overleg met de beroepingscommissie – een advieslijst met namen van predikanten/proponenten die voor een beroep in aanmerking komen op bij de dienstenorganisatie (ord. 3-3-2). De dienstenorganisatie doet haar best om een lijst samen te stellen die aansluit bij het profiel dat is opgesteld (zie stap 7). Helaas is bij de dienstenorganisatie niet uitputtend bekend welke predikanten beschikbaar zijn. Zij werkt dus met de informatie die ze op dat moment heeft.
- Team HR heeft een advertentie geplaatst op onder meer de website van de Protestantse Kerk Nederland (PKN). De vacature komt daarmee ook in de wekelijkse nieuwsbrief van de PKN te staan. Plaatsing van een advertentie op de website is gratis. De vacatures op deze site worden zeer goed bekeken. Het is mogelijk om de plaatsing van de vacature te verlengen of de vacature opnieuw te plaatsen.
Welke dominees zijn beroepbaar?
Om te kunnen selecteren moet de beroepingscommissie beschikken over namen van mogelijk te beroepen predikanten. Daarvoor bestaan de volgende werkwijzen die naast elkaar kunnen worden gevolgd.
14. Beroepingscommissie aan zet (6 weken)
- Op basis van de namen die zijn binnengekomen uit de gemeente, via de advieslijst van de predikant voor het beroepingswerk en/of binnengekomen reacties op de vacature, selecteert de beroepingscommissie maximaal 3-5 personen met wie zij (eerst) in gesprek gaat.
- Na deze gesprekken kiest zij een aantal kandidaten die zij gaat horen (fysiek bezoeken van een kerkdienst van een kandidaat). Het is ook mogelijk eerst te gaan horen en daarna een gesprek in te plannen.
- Na het horen stelt de beroepingscommissie een gemotiveerd advies op over de voorkeurskandidaat en biedt dit advies aan de (wijk)kerkenraad aan met de vraag dit advies over te nemen. De beroepingscommissie houdt de naam verder geheim.
- Bij dit advies moet een actuele vog-verklaring van de desbetreffende persoon worden toegevoegd. Deze kan via HR (hr@protestantsamsterdam.nl) worden aangevraagd.
Tips:
- Het ligt voor de hand om ook online je te oriënteren op een kandidaat door bijvoorbeeld een kerkdienst online te bekijken of te beluisteren. Let op: dit is wat anders dan het fysiek gaan horen van een predikant.
- Houd de vaart in de procedure door óf de gesprekken kort op elkaar te organiseren óf eerst maximaal 3 mensen uit te nodigen voor gesprek en daarmee verder te gaan.
15. Planning (1 week)
De voorzitter beroepingscommissie stemt met HR de planning af: MAK-DB stemming, AK-stemming, voorstellen gemeente, bezwaarperiode, bekendmaken beroep.
HR kijkt mee met de planning van de beroepingscommissie.
16. Stemmen MAK-DB en Algemene Kerkenraad (3 weken, afhankelijk van planning mak-db en algemene kerkenraad)
De wijkkerkenraad legt de keuze voor aan het MAK met motivatie, beschrijving procedure en CV (met verzoek de naam verder geheim te houden). Deze wordt daarna doorgezet naar de AK met de vraag voor instemmen met voorgenomen beroep. Nog steeds met verzoek geheimhouding naam tot bedenktijd wijkgemeente én kandidaat is verlopen.
De leden van de AK stemmen schriftelijk. Dit kan ook via e-mail als dit van tevoren met de AK is afgesproken. (Actie voor ambtelijk secretaris)
HR geeft (voorzitters AK en – bij e-mailstemming) voorzitter beroepingscommissie de uitkomst door.
17. Voorstellen gemeente (2 weken)
De wijkkerkenraad raad neemt kennis van het besluit van de AK en stelt de predikant voor aan de gemeente in een verkiezingsbijeenkomst. De gemeente heeft 5 dagen de tijd om schriftelijk onderbouwd bezwaar te maken tegen de gelopen procedure of krijgt de kans om te stemmen (check voor de exacte wijze van werken wat de eigen plaatselijke regeling voorstelt).
18. Beroep uitbrengen (2 weken)
Na het verstrijken van de bezwaartermijn brengt de PKA samen met de wijkkerkenraad beroep uit doordat de voorzitter wijkgemeente de predikant belt, hij/zij overlegt of predikant bedenktijd wil of dat er al afspraak gemaakt kan worden voor het tekenmoment. De voorzitter van de beroepingscommissie geeft HR de benodigde informatie om de formulieren (kolom hiernaast) op te stellen en vult deze documenten met de predikant aan. Dit zodat predikant niet bij tekenmoment pas met bijlagen wordt geconfronteerd.
HR stelt de beroepsbrief, aanhangsel en aanneming (Doc 3a,b,c,d,e) op en vraagt de wijkgemeente om de documenten voor approbatie, bevestiging en een werkplan met de predikant in te vullen (doc 4,5,6).
19. Tekenmoment (1 week)
De PKA regelt een tekenmoment waarbij de nieuwe predikant, vertegenwoordiger(s) van wijkkerkenraad en van MAK/DB de beroepsbrief en aanhangsel tekenen. Van dit moment maken zij een foto en sturen deze naar HR.
- Voorkeur locatie: Kerkelijk bureau
HR zorgt dat de voorzitter/scriba aanwezig is en er bloemen + drinken + kaartje zijn.
Als het tekenmoment niet lukt, gebruiken we Docusign.
- Foto komt van de aanwezigen
20. Bedenktijd (1 week)
Binnen 3 weken bedenktijd neemt de predikant het beroep aan of bedankt ervoor.
In overleg met de predikant en zijn/haar huidige gemeente wordt overlegd over de overgangsdatum.
HR slaat de getekende documenten op en verstuurt deze naar @Predikantstraktementen met de vraag het te verwerken en stuurt de documenten ook naar de wijkkerkenraad en predikant zelf (met Financiën in CC).
21. Approbatie en HR-zaken (3 weken)
HR stuurt de formulieren 4 en 5 ter approbatie naar de classis scriba (BMCV).
HR neemt contact op met de predikant om deze toe te voegen in Daywize en benodigde informatie op te vragen.
- Woning/ verhuiskosten
- Vervoerskosten
- Gemis werkruimte
Bij ontvangen approbatie: HR stelt formulier ‘Aanstelling nieuwe predikant’ op en verstuurt deze naar de PKN.
Bij pastorie:
Financiën regelt de pastorie met de wijkkerkenraad en de predikant. Hiervoor kunnen zij HR om hulp vragen.
- Verhuiskostenregeling
- Goedkeuring offertes
22. Intrede
De wijkkerkenraad overlegt met AK en geeft aan bij HR wanneer de predikant intrede doet. Advies is om de intrededienst niet te lang naar de formele verbintenis te doen en om de predikant niet voorafgaand daaraan een dienst te laten leiden. Andere werkzaamheden kunnen in overleg wel.
De wijkkerk regelt zelf de bevestiging/intrededienst en vraagt Communicatie evt. voor het maken van een uitnodiging die namens PKA en wijkkerkenraad wordt gedaan.
HR schakelt met scriba/voorzitters voor evt. rol binnen de intrededienst.