I. ALGEMEEN

Over deze privacyverklaring

Privacy, vertrouwen en een veilige omgeving vinden we binnen de Protestantse Kerk Amsterdam (PKA) erg belangrijk, of het nou gaat om onze leden of om mensen die korter of langer met ons oplopen. Deze privacyverklaring is bedoeld om je informatie te geven over het gebruik van jouw persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de kerk. In deze verklaring staan tevens de AVG contactpersonen binnen de PKA en de rechten die je als betrokkenen met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens hebt. 

Over de Protestantse Kerk Amsterdam
De Protestantse Kerk Amsterdam is een onderdeel van de Protestantse Kerk in Nederland. We zijn in de stad zichtbaar dankzij onze wijkkerken, pioniersplekken, leefgemeenschappen, evenementen en mensen. In deze gemeenschappen delen we lief en leed, staan we elkaar bij als we het moeilijk hebben en zijn we trots en blij voor elkaar als het goed gaat. Ieder die dat wil, mag meedoen, ook als je geen lid bent. 

Binnen de Protestantse Kerk hebben we sinds oudsher al diverse regels (de kerkorde). Net als de privacywetgeving gaan deze regels ook over vertrouwen, privacy en een veilige omgeving. De privacywetgeving geeft ons de ruimte om ons privacybeleid volgens die regels in te richten.

Voor vragen over privacy binnen de PKA kun je contact opnemen met:
Alfard Menninga of Suzanne Stoelinga | privacy@protestantsamsterdam.nl

Protestantse Kerk Amsterdam
Nieuwe Keizersgracht 1A
1018 DR Amsterdam

Jouw rechten

Op grond van de privacywetgeving heb je diverse rechten. Wij hebben ze voor je op een rijtje gezet. 

1. Recht op inzage
Je hebt het recht in te zien welke persoonsgegevens wij van jou hebben.
2. Recht op rectificatie en aanvulling
Je hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te wijzigen of aan te vullen.
3. Recht op beperking van de verwerking
Je hebt het recht om aan te geven dat wij minder persoonsgegevens van jou mogen verwerken.
4. Recht op vergetelheid
Je hebt het recht om je gegevens bij ons te laten verwijderen en zogezegd ‘vergeten’ te worden. 
5. Recht op dataportabiliteit
Je hebt het recht je persoonsgegevens over te dragen aan een andere partij.
6. Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering
Je hebt het recht op een menselijke blik bij besluiten met rechtsgevolgen en besluiten die je treffen in je aanmerkelijk belang. Dat past goed bij ons. Als kerk zijn we namelijk een mensen-organisatie. Dat betekent dat belangrijke besluiten altijd door mensen worden genomen, in het bijzonder als dit een besluit over jou als individu betreft.
7. Recht om je toestemming in te trekken
Als je toestemming hebt gegeven om je persoonsgegevens te verwerken, mag je die altijd weer intrekken. Dit moet volgens de wet even makkelijk zijn als het geven van die toestemming. Heb je bijvoorbeeld mondeling toestemming gegeven, dan kun je simpelweg dezelfde persoon benaderen en zeggen dat je die toestemming intrekt.
8. Recht om bezwaar te maken
Heb je een klacht over de manier waarop wij met jouw gegevens omgaan, dan horen wij dat graag van je via privacy@protestantsamsterdam.nl. Je hebt namelijk het recht om bezwaar te maken. Bovendien kunnen we zo onze werkwijze verbeteren. Maar je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Privacyverzoeken kun je indienen via het ‘rechten formulier‘.

II. LEDEN EN BETROKKENEN

Ledenadministratie

Als kerk houden we een administratie van leden- en betrokkenen bij. Dit doen we vanuit ons gerechtvaardigd belang om onze leden en betrokkenen zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn én om de overeenkomst van het lidmaatschap uit te voeren. Met deze gegevens houden we je bijvoorbeeld op de hoogte van de activiteiten die we organiseren.

Hoe het lidmaatschap is georganiseerd staat uitvoerig beschreven in de kerkorde van de Protestantse Kerk in Nederland. De privacywetgeving geeft kerken de ruimte om deze gegevens volgens hun eigen regels te verwerken.

Bewaartermijn
We bewaren je gegevens zolang je lid bent bij de PKA. Wanneer je jouw lidmaatschap wilt beëindigen, zijn wij verplicht je gegevens nog twee jaar te bewaren. Natuurlijk ontvang je in deze twee jaar geen berichten meer van ons. Vervolgens dienen wij je persoonsgegevens over te dragen aan het kerkelijk archief. Dit alles is bepaald in de kerkorde.

Wanneer ben je lid?

Je ben lid van de Protestantse Kerk wanneer je een kerkelijk ritueel hebt ondergaan zoals dopen, opdragen of belijdenis doen. Als je eerst lid was van een ander kerkgenootschap kun je jezelf zonder kerkelijk ritueel bij ons inschrijven.

Wanneer je verhuist zorgt de Protestantse Kerk in Nederland ervoor dat je automatisch wordt overgeschreven naar een Protestantse Kerk in je nieuwe woonplaats. Hiervoor maakt zij gebruik van de diensten van de Stichting Interkerkelijke Ledenadministratie (SILA). Op de website van de SILA staat te lezen hoe je deze automatische overschrijving kunt beëindigen.

Als je je lidmaatschap of betrokkenheid in zijn geheel wilt beëindigen, kun je jezelf via de site van de Protestantse Kerk Amsterdam uitschrijven. 

Wanneer ben je betrokkene?

Je bent betrokkene wanneer je jezelf als zodanig bekend maakt. Als betrokkene sta je niet ingeschreven bij de Protestantse Kerk in Nederland (PKN). 

Wanneer je geen betrokkene meer wilt zijn, kun je dit het beste aangeven bij de wijkgemeente(s) en/of pioniersplek(ken) waar je actief bent of was. Vervolgens verwijderen zij jouw gegevens, tenzij je andere afspraken maakt met de desbetreffende wijkgemeente(s) en/of pioniersplek(ken). Officieel uitschrijven is niet mogelijk, omdat je geen lid bent. 

III. KERKDIENSTEN

Offline en online kerkdiensten

Onze kerkdiensten vormen het hart van ons gemeenschapsleven. Hier groeit onze band met God en met elkaar. We delen informatie over onze leden en betrokkenen en dragen hen in onze gebeden op aan God. Dit is ons gerechtvaardigd belang. “Kerkdienst” is hierbij een overkoepelend begrip voor al die activiteiten die door mensen als het hart van de gemeenschap worden ervaren en waarbij gezocht wordt naar een band met elkaar en met God.

Gasten die eenmalig of vaker onze kerkdiensten bezoeken, maken tijdens hun bezoek deel uit van onze gemeenschap. Zij zoeken met ons naar God en de ander en wij verwachten van hen dat zij – net als wij – vertrouwelijk omgaan met de informatie die hen ter ore komt.

Opnemen van kerkdiensten
Soms kunnen leden, betrokkenen of geïnteresseerden niet bij onze kerkdiensten aanwezig zijn. Wij voelen ons geroepen om hun ontmoeting met God mogelijk maken. Vanuit dit gerechtvaardigde belang stellen we deze gasten-op-afstand soms in staat om de kerkdiensten mee te maken. Dit doen wij door de kerkdiensten met behulp van video, audio of fotografie te registreren. Deze opnames kunnen we zowel online als offline verspreiden.

Zorgvuldigheid
In onze openbare publicaties zorgen we ervoor dat mensen niet of slechts met moeite te identificeren zijn. Dit doen we bijvoorbeeld door alleen voornamen te noemen, meer gedetailleerde informatie buiten de opnames om te delen en te kiezen voor totaalshots op momenten waarop mensen uiting geven aan onmiskenbaar “gelovig gedrag” zoals bidden of deelnemen aan het avondmaal. Indien het niet mogelijk is alle aanwezigen onherkenbaar in beeld te brengen, hangen in sommige kerken bordjes om mensen te informeren waar ze wél en niet in beeld komen of vragen we  betrokkenen om toestemming. Dit laatste kan bijvoorbeeld voorkomen bij een doopdienst.

Bewaartermijn
Opnames van kerkdiensten verwijderen we na maximaal een jaar. In sommige gevallen bewaren we wel de opname van de lezing en/of preek. 

IV. COMMUNICATIE

A. INHOUD

Journalistieke uitingen

Om je te inspireren en een impressie te geven van onze kerken en pioniersplekken schrijven we artikelen en publiceren we beeldmateriaal. Dit valt onder de vrije nieuwsgaring. Deze journalistieke uitingen vind je terug in onze nieuwsbrieven, kerkbladen en online media.

Wanneer je niet wilt dat jouw gegevens worden gepubliceerd, kun je er uiteraard voor kiezen om niet mee te werken aan een artikel of interview, of bij een foto-of videograaf aangeven dat je niet herkenbaar in beeld wilt.

Promotionele uitingen

Daarnaast publiceren we uitingen om onze activiteiten te promoten. Hieronder vallen bijvoorbeeld flyers, website lay-outs, quotes of een foto. Wanneer we jouw persoonsgegevens willen gebruiken om onze activiteiten te promoten vragen wij je hiervoor altijd toestemming. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk.

Pastorale en praktische informatie

Omzien naar elkaar is een belangrijk onderdeel van het kerkzijn. Dit houdt onder andere in dat we mooie momenten met elkaar vieren en verdrietige momenten met elkaar delen. In onze nieuwsbrieven en/of kerkbladen worden daarom vaak zieken, jarigen en mensen die verhuisd zijn genoemd.

Gegevens over verjaardagen en verhuizingen publiceren we in papieren en online afgeschermde kerkbladen/nieuwsbrieven op basis van ons gerechtvaardigd belang. Indien de nieuwsbrief/het kerkblad online openbaar wordt gemaakt, vragen wij eerst jouw toestemming om gegevens rondom verjaardagen en verhuizingen te publiceren. Voor publicatie van bijzondere persoonsgegevens, zoals ziekte, vragen wij altijd je toestemming. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk. 

Bewaartermijn
We verwijderen de nieuwsbrieven/kerkbladen na één jaar van onze websites. Alle (bron)bestanden voegen we toe aan ons archief.

B. WEBSITE EN SOCIALE MEDIA

Cookies

Wanneer je onze websites bezoekt, plaatsen wij vaak cookies (kleine bestanden) op jouw telefoon, tablet of computer. Wij plaatsen alleen functionele en analytische cookies om zo een beter beeld te krijgen op welke wijze jij en andere bezoekers onze websites gebruiken. Op deze manier kunnen wij onze websites verbeteren. Het plaatsen van cookies doen wij op basis van ons gerechtvaardigd belang. Uiteraard informeren wij jou over het gebruik van cookies. Meer informatie is te vinden in de cookiestatements op onze websites.

Deze privacyverklaring is alleen binnen de Protestantse Kerk Amsterdam van toepassing. Wanneer je links op deze site gebruikt om externe websites te bezoeken, is deze privacyverklaring niet meer van toepassing. 

Webcare

Wij gaan graag via onze websites en sociale mediakanalen het gesprek met je aan. Dit kan door middel van een chat of een contactformulier. Daarbij verwerken we je gegevens om je zo goed mogelijk informatie te kunnen bieden of je vragen te kunnen beantwoorden. Dit is ons gerechtvaardigd belang.

Bewaartermijn
We bewaren je gegevens zolang we deze nodig hebben jouw vragen te beantwoorden of onze informatievoorziening te verbeteren.

C. OVERIG

Gegevens delen binnen de gemeenschap

Binnen een wijkgemeente of pioniersplek is het belangrijk dat leden en betrokkenen met elkaar in contact kunnen komen en elkaar kunnen informeren. Sommige gemeentes en pioniersplekken gebruiken hiervoor bijvoorbeeld adressenlijsten of appgroepen.

We willen zorgvuldig omgaan met jouw contactgegevens. Daarom vragen wij eerst toestemming voor we je gegevens delen met anderen. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk. Als je een taak op je neemt, is de situatie iets anders. Meer hierover lees je hier.

We delen je gegevens zolang je lid of betrokkenen bent. Indien je jouw toestemming intrekt, delen wij jouw gegevens uiteraard niet meer. 

In sommige gevallen kun je er zelf voor kiezen je gegevens te delen met een groep. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer je besluit deel te nemen aan een Facebookgroep van een wijkgemeente of pioniersplek. Als je jezelf aanmeldt voor een dergelijke groep geef je toestemming voor het delen van je gegevens met de andere leden, de beheerder(s), bezoekers en het platform. Uiteraard ben je bij het gebruik van dergelijke platforms ook gebonden aan het privacyreglement van het betreffende platform. Indien je jouw gegevens niet meer actief wilt delen, kun je de groep verlaten.

Meer informatie over het delen van gegevens buiten de gemeenschap lees je hier

Versturen van nieuwsbrieven, kerkbladen etc.

Als je lid of betrokkene bent van een PKA-gemeente, ontvang je mogelijk een nieuwsbrief/kerkblad via de e-mail of post. Wij sturen jou deze nieuwsbrieven/kerkbladen om je te inspireren en op de hoogte te houden van hetgeen speelt binnen PKA, een wijkgemeente of een pioniersplek waarbij je betrokken bent. Om jou nieuwsbrieven/kerkbladen te kunnen toesturen, verwerken wij noodzakelijkerwijs enkele van jouw persoonsgegevens, dit is ons gerechtvaardigd belang.

Wanneer je geen lid bent, maar wel graag een nieuwsbrief/kerkblad wilt ontvangen om op de hoogte te blijven, kun je jezelf hiervoor aanmelden. Door middel van de aanmelding geef je toestemming dat wij jouw gegevens mogen gebruiken om de nieuwsbrief/het kerkblad toe te sturen.

Bewaartermijn
We bewaren deze gegevens zolang jij de nieuwsbrieven/kerkbladen wilt ontvangen. Wanneer je je uitschrijft voor een nieuwsbrief, zullen wij je gegevens uit onze verzendlijsten verwijderen.

Perslijsten

Als PKA willen wij ons graag mengen in het publieke debat en aandacht genereren van niet-leden. Hiervoor houden wij een lijst met persgegevens bij, om zo in contact te komen met jou als journalist. Dit doen wij op basis van ons gerechtvaardigd belang.

Bewaartermijn
We controleren regelmatig of onze perslijst nog klopt. Zodra blijkt dat je niet meer als journalist actief bent, verwijderen we je gegevens.

V. FINANCIËN

Versturen van financiële acties

Als lid van de PKA word je meerdere malen per jaar aangeschreven voor het doen van een financiële bijdrage of toezegging. Wij doen dit op basis van het gerechtvaardigd belang  om voldoende financiën te verkrijgen. Voor het versturen van deze brieven verwerken wij je persoonsgegevens. Dit doen we in principe zolang je lid bent bij de PKA. Indien je niet meer benaderd wilt worden voor financiële bijdragen, kun je dit doorgeven via MijnPKA.

Behalve door de Protestantse Kerk Amsterdam kun je ook door de Protestantse Diaconie Amsterdam worden benaderd met een verzoek om een gift. De Protestantse Kerk en de Protestantse Diaconie hebben elk hun eigen privacybeleid. Meer over het privacybeleid van de Protestantse Diaconie lees je hier.

Collectes en giften

Tijdens kerkdiensten vragen we aanwezigen om een financiële bijdrage. Over het algemeen gaat dit anoniem. In dat geval verwerken wij niet jouw persoonsgegevens. In sommige kerken en pioniersplekken bestaat echter de mogelijkheid tijdens de dienst een digitale gift te geven.

Daarnaast is het mogelijk een gift te doen naar aanleiding van o.a. een financiële actie vanuit de PKA. 

Om jouw (digitale) gift te kunnen verwerken hebben wij je persoonsgegevens nodig. Dit doen wij op basis van ons gerechtvaardigd belang om voldoende financiën te verkrijgen.

Gegevens rondom financiële bijdragen bewaren wij minimaal zeven jaar. Dit zijn wij wettelijk verplicht.

Salaris

Wanneer je bij ons in dienst komt hebben we diverse gegevens van je nodig om je salaris uit te kunnen betalen. Dit doen we met het oog op onze overeenkomst met jou.

Gegevens rondom salarisadministratie moeten wij volgens de wet minimaal zeven jaar bewaren.

VI. SOLLICITANTEN, FUNCTIONARISSEN & AMBTSDRAGERS

Algemeen

Als lid of betrokkene kun je besluiten om een taak in de PKA op je te nemen. Dat kan vrijwillig en in sommige gevallen ook professioneel. Kerkenraadsleden, diakenen en predikanten vervullen deze taak in de vorm van een ambt. Alle andere vrijwilligers en medewerkers vallen in deze privacyverklaring onder de term “functionaris”.

A. INSTROOM

Sollicitanten

Binnen de PKA zoeken we regelmatig nieuwe medewerkers. Wanneer je solliciteert op een van onze vacatures zullen wij je persoonsgegevens verwerken. Dit doen wij op basis van ons gerechtvaardigd belang. Het is immers van belang dat wij contact met jou kunnen opnemen en de sollicitatieprocedure kunnen uitvoeren.

Bewaartermijn
Indien je als sollicitant wordt afgewezen, verwijderen we je gegevens uiterlijk vier weken na de afronden van de sollicitatieprocedure. We houden een dossier bij met interessante kandidaten. Indien wij jouw gegevens hier in willen opnemen, zullen we je altijd om toestemming vragen. In dat geval blijven je gegevens maximaal één jaar in ons dossier. Nadat je uit dienst gaat verwijderen we je CV en sollicitatiebrief na één jaar.

Het is mogelijk dat we je, als onderdeel van de onderdeel van de sollicitatieprocedure, laten screenen. Onder het kopje ‘Screening functionarissen en ambtsdragers’ vind je meer informatie. 

Aanname- en verkiezingsprocedures

Als je een ambt gaat vervullen, schrijft de kerkorde specifieke procedures voor. Zo worden door gemeenteleden namen genoemd van leden die volgens hen geschikt zijn voor het ambt. Daarna krijgen de gemeenteleden en/of de leden van de ambtelijke vergadering een lijst met verkiesbare personen. We doen dit vanuit ons gerechtvaardigd belang om de gemeenschap goed te laten functioneren. Deze procedure valt binnen de eigen inrichtingsvrijheid die de privacywetgeving biedt aan kerken.

Voor specifieke ambten en functies dien je een VOG aan te vragen. Hiervoor moeten we je naam/namen, je contactgegevens, het feit dat je betrokken bent bij de kerk en nadere informatie over je functie doorgeven aan de overheid/dienst Justis. Dit doen we om de kerk te laten functioneren als een sociaal veilige gemeenschap. Uiteraard vragen we je om toestemming.

Bewaartermijn
De lijsten met verkiesbare personen wordt als onderdeel van de notulen gearchiveerd in de archieven van de ambtelijke vergadering.

Het is mogelijk dat we je, als onderdeel van de onderdeel van de aannameprocedure, laten screenen. Onder het kopje ‘Screening functionarissen en ambtsdragers’ vind je meer informatie. 

Screening ambtsdragers en functionarissen

Voor de PKA als kerk is het van belang dat de ambtsdragers en functionarissen integer en betrouwbaar zijn, dit is ons gerechtvaardigd belang. Daarom kunnen wij als onderdeel van de sollicitatie- aanname- of verkiezingsprocedure kandidaten screenen. Dit geldt voor zowel professionele als vrijwillige functies. Screenen kan bijvoorbeeld door middel van een online check, het aanvragen van referenties en/of het aanvragen Verklaring omtrent gedrag (VOG).

Voor het aanvragen van een VOG moeten we je naam/namen, je contactgegevens, het feit dat je betrokken bent bij de kerk en nadere informatie over je functie doorg even aan de overheid/dienst Justis. Uiteraard vragen wij hiervoor jouw toestemming. Geef je geen toestemming, dan zullen we op een andere manier screenen.

Bewaartermijn
De gegevens rondom de screening, met uitzondering van de VOG, verwijderen we binnen vier weken na de afronding van de sollicitatie- aanname- of verkiezingsprocedure. De VOG verwijderen wij twee jaar na je uitdiensttreding.

B. IN DIENST

Personeelsdossier

Wanneer je bij ons in dienst komt als betaalde medewerker, zijn wij wettelijk verplicht je gegevens te verzamelen in een personeelsdossier. We verwerken je gegevens onder andere voor het behandelen van personeelszaken, de uitvoering van de voor jou geldende arbeidsvoorwaarden en het vaststellen en laten uitbetalen van jouw salaris.

Bewaartermijn
Je personeelsdossier bewaren wij maximaal vijf jaar. Specifieke gegevens die niet meer relevant zijn voor onze administratie kunnen wij eventueel eerder verwijderen. Voor gegevens die relevant voor de financiële administratie geldt een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar. 

Je contactgegevens bewaren we op basis van ons gerechtvaardigd belang je uit te kunnen nodigen voor activiteiten en bijeenkomsten die voor jou interessant zijn. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan reünies. Uiteraard kun je het aangeven wanneer je niet in deze lijst opgenomen wilt worden. 

Verspreiden van gegevens

Wanneer je een vrijwillige of betaalde functie op je neemt, delen we je naam en contactgegevens binnen de PKA met de mensen voor wie dat relevant is. Op deze manier zorgen we ervoor dat jij je taak goed kunt uitvoeren, dat mensen je kunnen vinden en dat we op een goede manier een gemeenschap kunnen vormen. Dat is ons gerechtvaardigde belang.

In sommige gevallen maken we je gegevens breder bekend, via offline media zoals kerkblaadjes, maar ook online op onze websites en sociale media. Dat doen we als je een meer publieke functie hebt, bijvoorbeeld als contactpersoon, coördinator of ambtsdrager. Dit alles doen we vanuit ons gerechtvaardigd belang om onze kerk als een toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.

We verspreiden je gegevens zolang je een functie vervult.

VI. OVERIGE

Beveiliging

Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de PKA passende organisatorische en technische maatregelen genomen. Zo beveiligen we jouw persoonsgegevens door middel van o.a. wachtwoorden, versleutelde opslag en verbindingen, beveiligde servers en autorisatie. Daarnaast heeft elke kerkelijk medewerker en ambtsdrager een verplichting tot geheimhouding of ambtsgeheim en hebben zij een Verklaring Omtrent Gedrag moeten aanvragen.

Doorgifte aan derden

Voor sommige taken en activiteiten geeft de Protestantse Kerk Amsterdam persoonsgegevens door aan externe partijen. Dit doen wij alleen als dit nodig is voor de uitoefening van onze taken. Hierbij kan gedacht worden aan internetdiensten (zoals de cloud-opslag), bedrijven voor de verzorging van post en/of e-mails, drukkers en administratiekantoren. Met deze partijen hebben wij zogeheten verwerkingsovereenkomsten gesloten. Dit betekent dat wij afspraken met hen hebben gemaakt over de bescherming van, en de omgang met de persoonsgegevens die zij van ons ontvangen.  

Wij geven gegevens enkel door aan organisaties met een adequaat beschermingsniveau.

Onderzoek

Vanuit ons gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening aan onze leden, betrokkenen en onze stad te verbeteren, voeren op verschillende manieren onderzoek uit. Hiervoor kunnen wij of geselecteerde partners, waaronder universiteiten en hoge scholen, leden en betrokkenen, benaderen. Bijvoorbeeld met een enquête. 

We bewaren deze gegevens zolang deze relevant zijn. 

Privacybeleid

Wij registreren de gegevens van mensen die een verzoek doen op basis van hun rechten en van diegenen die een data-incident melden. Dit doen wij vanuit ons gerechtvaardigd belang om zo goed mogelijk uitvoering te geven aan ons privacybeleid en ons te beschermen tegen een disproportioneel beroep op rechten.

De gegevens van mensen die een verzoek doen vanuit hun rechten bewaren wij maximaal drie jaar na het verzoek. De gegevens van mensen die een data-incident melden bewaren wij maximaal één jaar na de melding.

VERSIEBEHEER

Privacyverklaring van de Protestantse Kerk Amsterdam

Versie 2 (13 februari 2019)

Sluit Menu