I. Algemeen

Over deze privacyverklaring
Voor de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten is privacy en een veilige omgeving van groot belang. De Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten zijn volgens de kerkorde geroepen tot dienst aan de wereld waarin omzien naar elkaar, betrokkenheid met elkaar en het vormen van een gemeenschap belangrijke pijlers zijn. De kerk is er voor iedereen. Ook zij die geen lid zijn van de kerk mogen meedoen, pastoraat of diaconale hulp ontvangen en op andere wijze participeren in de Protestantse Kerk in Nederland, haar gemeenten en andere organisatievormen.

Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de kerk. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon bij de kerk is.

Over de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten
De organisatie van de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten is gebonden aan specifieke (kerkelijke) regels. Deze regels werken ook door in de privacybescherming. De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft ruimte aan de kerken om conform hun eigen kerkelijke regels gegevens te verwerken.

De Protestantse Kerk in Nederland bestaat uit lokale gemeenten. De gemeenten en haar diaconiën bezitten rechtspersoonlijkheid.

Over de Protestantse Gemeente te Amsterdam en haar wijkgemeenten
De organisatie van de Protestantse Gemeente te Amsterdam behoort bij de Protestantse Kerk in Nederland en valt als zodanig onder de regelgeving van de Protestantse Kerk in Nederland. De Protestantse Gemeente te Amsterdam bestaat uit wijkgemeentes die binnen de kerkelijke rechtspraak hun eigen beslisbevoegdheid hebben.

Deze privacyverklaring geldt daarom alleen voor de werkzaamheden van het ondersteunende Kerkelijk Bureau van de Protestantse Gemeente te Amsterdam en de websites die onder zijn verantwoordelijkheid vallen, waaronder in elk geval www.protestantsamsterdam.nl.

Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens
U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt de gemeente ervoor dat uw privacyrechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. Binnen de kerk is eenieder die op basis van zijn kerkelijke functie gegevens ontvangt op grond van ordinantie 4-2 tot geheimhouding verplicht. Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de gemeente diverse beleidsmatige maatregelen getroffen.

Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van de kerk
Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacy-regels te voldoen heeft de gemeente de coördinatie van die waarborgen belegd bij een coördinator gegevensbescherming.

Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming te doen kunt u contact opnemen met:

Mw. P. Visser en/of dhr. A. Menninga
info@protestantsamsterdam.nl / 020-5353700

De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:

  1. Het recht op dataportabiliteit.
    Het recht om uw eigen persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een andere partij.
  2. Het recht op vergetelheid.
    Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving uit de kerk is mogelijk en de gemeente moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich daar niet tegen verzetten.
  3. Het recht op inzage.
    Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.
  4. Het recht op rectificatie en aanvulling.
    Het recht om de persoonsgegevens die van u worden verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet kloppen, voorzover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich hiertegen niet verzetten.
  5. Het recht op beperking van de verwerking:
    Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
  6. Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering.
    Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten. Bij besluiten gaat het om besluitvorming voor rechtsgevolgen hebben of de betrokkene in zijn/haar aanmerkelijk belang treffen.
  7. Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
  8. Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met de gemeente via de contactgegevens hierboven vermeld. Voor uitschrijving als lid van de kerk vereist de kerkorde dat u een uitdrukkelijk verzoek richt aan de plaatselijke kerkenraad.
De gemeente zal vervolgens uw verzoek behandelen. De gemeente zal eerst moeten vaststellen of u daadwerkelijk bent wie u zegt dat u bent en of het recht waarop u zich beroept wel van toepassing is. Indien dat zo is heeft de gemeente een maand vanaf uw verzoek om aan uw verzoek te voldoen, tenzij de omstandigheden nopen tot een verlenging van de termijn tot maximaal drie maanden. Bij een dergelijke verlenging zult u een met redenen omklede verklaring daarover krijgen. De gemeente zal vervolgens zo goed mogelijk aan uw verzoek voldoen. Bij het voldoen aan uw verzoek moet de gemeente rekening houden met de privacy-rechten van anderen en het gerechtvaardigd belang en de gerechtvaardigde activiteiten van de kerk.

II. VERWERKINGEN VANWEGE DE ALGEMENE ORGANISATIE & LEDENADMINISTRATIE

Gezien de werking van de Protestantse Kerk vindt er in de gemeente een aantal verwerkingen plaats die direct verband houden met de kerkorde. Het gaat om verwerkingen in het kader van de algemene organisatie (bijvoorbeeld verkiezingen van ambtsdragers) en de ledenadministratie. Hieronder staat per categorie om welke situaties het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is.
Algemene Organisatie

Situatie

De organisatie van de kerk kent ambtelijke vergaderingen die leiding geven aan de gemeente. In deze ambtelijke vergaderingen zitten ambtsdragers die daarin verkozen worden. De orde van de kerk schrijft voor dat ambtsdragers door de gemeente of door de ambtelijke vergadering worden verkozen. Binnen deze verkiezingsprocedure worden persoonsgegevens verwerkt. Allereerst worden door gemeenteleden namen genoemd van die leden die naar hun mening in aanmerking van het ambt komen. Daarna krijgen de gemeenteleden een lijst met verkiesbare personen.

welke gegevens zijn erbij betrokken
Voor zover bekend en van toepassing worden hierbij de volgende gegevens verwerkt:

  • naam en voornamen c.q. voorletters;
  • woonplaats  
  • geslacht
  • geboortedatum

grondslag
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,

en;

het gerechtvaardigd belang van de kerk om haar ambtelijke structuren vorm te geven naar haar eigen inrichtingsvrijheid.

Ledenadministratie

Situatie

De kerk maakt gebruik van een ledenadministratie.

welke gegevens zijn erbij betrokken
Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende burgerlijke gegevens geregistreerd:

  • naam en voornamen c.q. voorletters;
  • straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres;
  • geboortedatum en -plaats;
  • geslacht;
  • burgerlijke staat met vermelding van de datum van ingang van de huidige burgerlijke staat;

alsmede de volgende kerkelijke gegevens:

  • doop, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, respectievelijk kerk respectievelijk parochie, waarbinnen de doop werd bediend;
  • belijdenis van het geloof, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van gemeente respectievelijk kerk, waar belijdenis van het geloof werd gedaan;
  •  kerkelijke inzegening van het huwelijk, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de inzegening heeft plaatsgevonden;
  •  kerkelijke zegening van een andere levensverbintenis, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de zegening heeft plaatsgevonden, wanneer een kerkenraad besloten heeft van de in ordinantie 5-4 geboden mogelijkheid gebruik te maken;
  • datum van overkomst uit een andere gemeente of uit een andere kerkgemeenschap, met vermelding van de naam van deze gemeente c.q. kerkgemeenschap;
  • gegevens in verband met het einde van het lidmaatschap van de gemeente:
  • datum van vertrek dan wel overschrijving naar een andere gemeente met vermelding van de naam van de nieuwe gemeente,
  • datum van overlijden,
  • datum van vertrek naar het buitenland,
  • datum van overgang naar een andere kerkgemeenschap,
  • datum van onttrekking aan de gemeenschap van de kerk,
  • datum waarop de gemeenschap van betrokkene met gemeente en kerk geacht wordt verbroken te zijn;
  • datum van herstel van de gemeenschap met gemeente en kerk als bedoeld in ordinantie 9-5-6 dan wel ordinantie 10-9-9;
  • de aard van de verbondenheid met de gemeente,
    onder vermelding van de wijkgemeente waartoe betrokkene behoort.

grondslag
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,

en/of;

ter uitvoering van de overeenkomst van het lidmaatschap

III. VERWERKINGEN VANWEGE HET PLAATSELIJK LEVEN EN WERKEN VAN DE KERK

In het kader van het plaatselijk leven en werken van de kerk verwerkt de plaatselijke gemeente, in dit geval het Kerkelijk Bureau van de Protestantse Gemeente te Amsterdam, diverse persoonsgegevens. Per verwerkingsstroom staat hieronder (per categorie gegroepeerd) om welke situatie het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.

Nieuwsbrieven en uitnodigingen

Situatie 1

Er worden diverse nieuwsbrieven (al dan niet elektronische) verstuurd naar leden van de gemeente, dan wel personen met wie de gemeente regelmatig contact onderhoudt en/of een relatie heeft om betrokkenen op de hoogte brengen van de activiteiten van de gemeente.
Iedere nieuwsbrief wordt maandelijks verstuurd, of minder vaak.

welke gegevens zijn erbij betrokken
Voor zover bekend en van toepassing, worden hierbij (afhankelijk van de aard van de nieuwsbrief) de volgende gegevens verwerkt:

  • naam en voornamen c.q. voorletters;
  • e-mailadres en/of postadres
  • geslacht
  • functie

grondslag
De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang, en de uitvoering van de overeenkomst.


Situatie 2

Er worden in de nieuwsbrieven gegevens van functionarissen van de gemeente vermeld. Artikelen in deze nieuwsbrieven, of  links naar de nieuwsbrieven als geheel worden op de websites geplaatst.

welke gegevens zijn erbij betrokken
Voor zover bekend en van toepassing, worden hierbij (afhankelijk van de aard van de nieuwsbrief) ten minste de volgende gegevens verwerkt:

  • naam en voornamen c.q. voorletters;
  • e-mailadres
  • geslacht
  • functie
  • foto

grondslag
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.


Situatie 3

Er worden in de nieuwsbrieven gegevens van leden van de gemeente, betrokkenen en derden vermeld. Artikelen in deze nieuwsbrieven, of links naar de nieuwsbrieven als geheel worden op de websites geplaatst.

welke gegevens zijn erbij betrokken
Voor zover bekend en van toepassing, worden hierbij (afhankelijk van de aard van de nieuwsbrief) ten minste de volgende gegevens verwerkt:

  • naam en voornamen c.q. voorletters;
  • e-mailadres
  • geslacht
  • foto

grondslag
De gemeente verwerkt deze gegevens om een beeld te geven van de gemeente en haar context. De gemeente heeft toestemming verkregen om deze gegevens in de nieuwsbrieven te verwerken en op de websites te plaatsen.
Bij kinderen onder de 16 jaar wordt toestemming aan de ouders/opvoeders gevraagd.


Situatie 4

Er worden (al dan niet elektronische) uitnodigingen verstuurd voor evenementen, bijzondere kerkdiensten et cetera naar leden van de gemeente, dan wel personen met wie de gemeente regelmatig contact onderhoudt en/of een relatie heeft om betrokkenen op de hoogte te brengen van deze bijzondere gebeurtenissen

welke gegevens zijn erbij betrokken
Voor zover bekend en van toepassing, worden hierbij (afhankelijk van de aard van de nieuwsbrief) de volgende gegevens verwerkt:

  • naam en voornamen c.q. voorletters;
  • e-mailadres en/of postadres
  • geslacht
  • functie

grondslag
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang, en de uitvoering van de overeenkomst.

Beeld- en geluidsopnames

Situatie

Er worden beeld- en/of geluidsopnames van evenementen, debatten, kerkdiensten et cetera gepubliceerd via onze gedrukte media, onze nieuwsbrieven, onze websites en social media.

Voorafgaand aan of bij het begin van de activiteiten worden de aanwezigen over de opnames geïnformeerd. Zij kunnen de opnameleider verzoeken niet herkenbaar in de productie of stream zichtbaar of hoorbaar te zijn. Afhankelijk van het karakter van de activiteit en de opname kan de opnameleider een opnamevrij gebied inrichten.

welke gegevens zijn erbij betrokken
Het is mogelijk dat bezoekers van genoemde activiteiten in beeld komen en/of op de geluidsopname te horen zijn, dan wel dat er gegevens van bezoekers tijdens de genoemde activiteiten worden verwerkt.

grondslag
Om al haar leden en al Gods mensen in staat te stellen deze activiteiten mee te maken plaatst de gemeente activiteiten online op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang.

Websites en social media

Situatie 1

Bij bezoekers van onze websites worden er cookies geplaatst op hun apparatuur, zoals telefoon, computer of tablet. Cookies zijn kleine bestanden die op uw apparatuur worden geplaatst, bijvoorbeeld op een computer, telefoon of tablet. Met cookies kan informatie worden verzameld of opgeslagen over het websitebezoek of over (het apparaat van) de bezoeker.

welke gegevens zijn erbij betrokken
Meer over cookies en de gegevensverwerking via cookies is te vinden in de cookiestatements op onze websites.

grondslag
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang om een beter beeld te kunnen krijgen op welke wijze haar websites worden gebruikt en hoe zij deze kan verbeteren. Bezoekers van de websites worden over het gebruik van cookies geïnformeerd.


Situatie 2

Op onze websites en social media staan gegevens van functionarissen van de kerk.

welke gegevens zijn erbij betrokken

  • foto/video
  • naam
  • functie of kerkelijk ambt
  • e-mailadres
  • adres
  • telefoonnummer

grondslag
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.


Situatie 3

Op onze websites en social media staat beeldmateriaal van leden en betrokkenen van de kerk, van bezoekers van kerkdiensten en activiteiten en van derden op een openbare pagina

welke gegevens zijn erbij betrokken

  • foto/video

grondslag
De gemeente verwerkt deze gegevens om een beeld te geven van de gemeente en haar context. De gemeente heeft toestemming verkregen van de op het beeldmateriaal duidelijk herkenbare personen om deze op de websites en/of social media te plaatsen.

Of de gemeente verwerkt deze gegevens om uitvoering te geven aan een overeenkomst waar het produceren en publiceren van beeldmateriaal deel van uitmaakt.

Bij kinderen onder de 16 jaar wordt toestemming aan de ouders/opvoeders gevraagd, of wordt de overeenkomst met de ouders/opvoeders gesloten

Donaties

Situatie 1

Gemeenteleden, betrokkenen van de gemeente en relaties die eerder een donatie hebben gedaan aan de gemeente worden aangeschreven voor het doen van een financiële bijdrage of toezegging. Dit gebeurt maximaal 6 maal per jaar.

welke gegevens zijn erbij betrokken

  • naam en voornamen c.q. voorletters;
  • straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres;
  • geboortedatum;
  • geslacht;
  • e-mailadres
  • telefoonnummer
  • gegevens over eerdere donaties

grondslag
Om voldoende financiën te verkrijgen verzoekt de gemeente haar leden, betrokkenen en relaties op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang om een financiële bijdrage.

Bij kinderen onder de 16 jaar wordt een dergelijk verzoek (mede) aan de ouders/opvoeders gericht.


Situatie 2

Gemeenteleden en derden kunnen de kerk via de websites machtigen voor het doen van een donatie, danwel via de websites rechtstreeks een donatie doen.
De gegevens worden gedurende veertien maanden bewaard en gebruikt om donateurs

  • op de hoogte te houden van de besteding van hun donatie
  • in staat te stellen een beroep te doen op hun wettelijk reclamerecht

welke gegevens zijn erbij betrokken

  • naam en voornamen c.q. voorletters
  • straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats
  • geboortedatum
  • e-mailadres
  • bankgegevens (bank, IBAN)

grondslag
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van verkregen toestemming met het doel voldoende financiën te verkrijgen.

Gezien het zakelijke karakter van het formulier gaat de gemeente ervan uit dat donaties alleen door mensen van 16 jaar of ouder worden gedaan.

Contactformulieren

Situatie

Via de websites van de gemeente kunnen mensen contact opnemen via contactformulieren waar een aan te vinken optie is voor het geven van toestemming voor het verwerken van de gegevens die via het formulier worden verstrekt.

De gegevens die worden verzameld via de formulieren worden uiterlijk een jaar na afsluiting van de vraag/het contact verwijderd.

welke gegevens zijn erbij betrokken
Afhankelijk van de aard van het contactformulier worden hierbij ten minste de volgende gegevens verwerkt:

  • naam en voornamen c.q. voorletters;
  • e-mailadres
  • IP-adres

Bij kinderen onder de 16 jaar:

  • het e-mailadres van de ouders/opvoeders

grondslag

De gemeente wil toegankelijk zijn voor mensen die contact willen opnemen en verwerkt op basis van verkregen toestemming  deze gegevens.

Bij kinderen onder de 16 jaar wordt de toestemming van de ouders/opvoeders gevraagd en worden zij achteraf per mail geïnformeerd over de verzending van het formulier. Dit tenzij het niet waarschijnlijk is dat het formulier door minderjarigen wordt ingevuld (zoals het formulier over nalatenschappen).

IV. BEWAARTERMIJNEN

Wij zullen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens van leden bewaren we in ieder geval zolang zij lid zijn. Bij uitschrijving bewaren we de gegevens nog twee jaar alvorens deze naar een historisch archief gaan. Soms gelden er wettelijk langere bewaartermijnen.

V. DOORGIFTE AAN ANDEREN

De gemeente geeft alleen gegevens van haar leden door aan anderen of derden als dat nodig is voor de uitoefening van haar taken. Daarbij kan met name gedacht worden aan:

  • Administratiekantoren
  • Bedrijven voor de verzorging van post en/of e-mails
  • Internetdiensten (zoals cloud-opslag)

Wij geven geen gegevens door aan landen buiten de EU of bedrijven die niet vallen onder een land met een adequaat beschermingsniveau

VERSIEBEHEER

Privacyverklaring van Protestantse Gemeente te Amsterdam
van de Protestantse Kerk in Nederland

Versie 1 (23 mei 2018)

Gebaseerd op:
Model Privacyverklaring van de Protestantse Kerk in Nederland (versie 4)

Sluit Menu