Binnen de Protestantse Kerk Amsterdam (PKA) stellen we iedereen die het vermoeden heeft van een misstand of een integriteitsschending of een onregelmatigheid, in de gelegenheid om dit te melden. De klokkenluidersregeling geeft aan wie meldingen kunnen doen, wat er gemeld kan worden, hoe je iets kunt melden, bij wie je iets kunt melden en hoe er omgegaan wordt met de melding.
De PKA streeft ernaar om misstanden en integriteitsschendingen te voorkomen, en wanneer deze toch plaats vinden, op te lossen. Toch blijft er altijd de mogelijkheid bestaan dat fouten en/of misstanden niet aan het licht komen of dat er niks mee gebeurt. Dan bestaat er altijd de mogelijkheid dat een klokkenluider zich meldt. Deze klokkenluidersregeling moet bevorderen dat een potentiële klokkenluider ook daadwerkelijk aan de bel trekt.
Binnen de PKA kennen we meerdere kanalen voor het melden van klachten en/of misstanden. Naast de klokkenluidersregeling is er ook de klachtenregeling. Bij het melden van klachten en/of misstanden is het belangrijk de juiste route te volgen voor het in behandeling nemen van een melding.
Melden van een klacht
Voor het melden van een klacht volg je de route zoals die is beschreven in de klachtenregeling. Je kunt van deze procedure gebruik maken op het moment dat je te maken krijgt met ongewenst gedrag, denk hierbij aan (seksuele) intimidatie, agressie en discriminatie (zie voor een toelichting de gedragscode). Daarnaast kun je van de klachtenregeling gebruik maken wanneer je het niet eens bent met een genomen beslissing of op het moment dat het nemen van een besluit of de uitvoering ervan, nagelaten wordt.
Melden van misstand(en), integriteitsschending(en) en onregelmatigheden
De klokkenluidersregeling is expliciet bedoeld voor het melden van een misstand, een integriteitsschending of een onregelmatigheid. Er moet een duidelijk vermoeden van een misstand / integriteitsschending / onregelmatigheid zijn die betrekking heeft op de PKA. Bij een misstand moet het maatschappelijk belang in het geding zijn. Welke maatschappelijke belangen er worden bedoeld staan omschreven in artikel 1 van de klokkenluidersregeling. Daar worden ook integriteitsschending en onregelmatigheid nader omschreven.
Meldingen van misstanden / integriteitsschendingen / onregelmatigheden gebeuren in principe altijd eerst intern. In uitzonderlijke gevallen kan hiervan worden afgeweken, bijvoorbeeld op het moment van acuut gevaar. In andere gevallen meld je altijd eerst intern. Voordat er een melding wordt gedaan is het belangrijk om deskundig advies in te winnen bij de daarvoor aangewezen personen.
Over de regeling
Deze regeling is vastgesteld voor de PKA door de Algemene Kerkenraad, nadat instemming is verkregen van de Ondernemingsraad. Deze regeling is vastgesteld conform de wettelijke verplichting daartoe in de Wet voor Klokkenluiders. We noemen de regeling ‘Klokkenluidersregeling’
Definities
De klokkenluidersregeling is expliciet bedoeld voor het melden van een (maatschappelijke) misstand of integriteit schending op het werk. Op het werk moet breed worden opgevat: naast werkzaamheden binnen de PKA, vallen er ook onder misstanden of schendingen bij een andere organisatie voor zover je door je werkzaamheden voor de PKA met die organisatie in aanraking bent gekomen.
Een maatschappelijke misstand is een situatie waarbij er sprake is van:
- overtreding van de wet
- (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid
- (dreigend) gevaar voor de veiligheid van personen
- (dreigend) gevaar voor de aantasting van het milieu
- (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van onbehoorlijk handelen of nalaten
- overtreding van andere regels dan de wet
- verspilling van overheidsgeld
- het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie hierboven genoemde feiten
Het gaat hier in principe om situaties die het niveau van een of enkele persoonlijke gevallen overstijgen, bijvoorbeeld doordat sprake is van een zekere mate van ernst of omvang of van een structureel karakter. Het moet echt gaan om een maatschappelijke misstand. Naast maatschappelijke misstanden kunnen ook integriteitsschendingen of onregelmatigheden worden gemeld. Daarvan is sprake als een medewerker of vrijwilliger zich niet houdt aan de voorschriften of de gedragscode binnen de PKA. Enkele voorbeelden:
- belangenverstrengeling
- verduistering
- corruptie (bijvoorbeeld omkoping, diefstal of machtsmisbruik)
- fraude (bijvoorbeeld valsheid in geschrifte)
- lekken van informatie
- uitoefening van (fysiek) geweld, bedreiging en intimidatie
- ongewenste omgangsvormen
- oneigenlijk gebruik van bedrijfsmiddelen
- schending van de geheimhoudingsplicht.
Wanneer de melder zelf slachtoffer is van een integriteitsschending, noemen we dat ongewenste omgangsvormen en dan maakt die melder dus gebruik van de klachtenregeling (voor betaalde medewerkers) of de kerkelijke rechtspraak (kerkenraad, college voor het opzicht; voor vrijwilligers). Wanneer de gehele organisatie of de maatschappij slachtoffer is, is deze klokkenluidersregeling de te volgen weg.
Je kan een melding doen wanneer je een redelijk vermoeden hebt van een misstand of integriteitsschending of onregelmatigheid. Dat betekent dat je zelf dingen hebt gezien of stukken hebt waaruit de misstand / integriteitsschending / onregelmatigheid blijkt. Daarnaast moet je melding te goeder trouw zijn.
Wanneer je twijfelt of een melding wel op zijn plaats is, mag je altijd advies vragen voordat je een melding doet. Zie hierover artikel 2.3.
Alle medewerkers van de PKA mogen gebruikmaken van de regeling. Hieronder vallen huidige werknemers en ex-werknemers, zzp’ers, vrijwilligers, flexwerkers en stagiaires.
Ook medewerkers van andere organisaties die bijvoorbeeld als opdrachtnemer, onderaannemer, samenwerkingspartner of uitzendkracht voor PKA werkzaamheden hebben verricht kunnen van deze regeling gebruik maken.
Bescherming en advies
Elke melding behandelen wij standaard vertrouwelijk, tenzij je aangeeft dat je dit niet wilt of dat dat van jou niet hoeft.
Vertrouwelijk betekent niet hetzelfde als anoniem. Bij anonimiteit weet niemand wie de melder is. Bij vertrouwelijkheid weet diegene bij wie je de misstand gemeld hebt en degene die de melding onderzoekt (vaak de directie) wie je bent. Dit omdat we de voortgang van de melding aan jou willen terugkoppelen, om misbruik van de regeling te voorkomen, om ervoor te zorgen dat er hoor- en wederhoor kan plaatsvinden en om jou tegen eventuele benadeling te beschermen.
Je kunt ook vertrouwelijk melden via de vertrouwenspersoon. Dan fungeert de vertrouwenspersoon als degene die de melding doorgeeft en de antwoorden terugkoppelt aan de melder.
Je hebt recht op bescherming tegen benadeling in verband met de gedane melding. De melding moet dan wel te goeder trouw en volgens de voorgeschreven procedure (zie onder 3) zijn gedaan.
Benadeling kan vele vormen hebben en is erg afhankelijk van de situatie. Per situatie moet worden gekeken hoe benadeling tegen kan worden gegaan en hoe de melder daartegen te beschermen. Van benadeling is sprake als de melder wegens het doen van een melding slechter wordt behandeld dan wanneer deze geen melding had gedaan. Voorbeelden van benadeling zijn ontslag, onvrijwillige overplaatsing of het weigeren van een functie. Ook mag een melder niet door collega’s of zijn leidinggevende worden benadeeld door bijvoorbeeld pesterijen, de melder te negeren of te intimideren. Deze bescherming tegen benadeling is niet beperkt tot een bepaalde periode. Indien je van mening bent dat je benadeeld wordt vanwege een eerder gedane melding, is het belangrijk dat je dit meldt.
De medewerker die een melding wil doen kan in vertrouwen een adviseur raadplegen. Je kan op drie verschillende manieren advies vragen voordat je een melding doet. Voor de adviezen geldt hetzelfde als voor de meldingen: we behandelen deze vertrouwelijk.
Je kan advies vragen over de manier van melden, over de procedure, over de vraag of een melding wel op zijn plaats is en over andere vragen die je hebt over deze regeling. Je kan intern op twee manieren advies vragen:
- bij hoofd HR – contactgegevens vind je hier.
- bij de vertrouwenspersonen – contactgegevens vind je hier.
Bij het vermoeden van een misstand kun je ook extern advies vragen, bij de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders. Kijk hiervoor op de website voor het huis voor klokkenluiders: www.huisvoorklokkenluiders.nl
Procedure
Er zijn drie interne meldpunten:
- je kan je melding doen bij elke leidinggevende die hoger in de organisatiestructuur staat dan jijzelf;
- je kan met de vertrouwenspersoon overleggen, of je een melding wilt doen, en zo ja, hoe. Desgewenst doet de vertrouwenspersoon voor jou de melding vertrouwelijk, zonder je naam bekend te maken;
- je kan je melding doen bij het toezichtsorgaan. Dat is het college van kerkrentmeesters. De melding doe je bij de ambtelijk secretaris van het college, de directeur van het Kerkelijk Bureau. Als je melding de directeur zelf betreft, doe je de melding bij de voorzitter van het college van kerkrentmeesters.
Contactgegevens van vertrouwenspersoon, directeur en voorzitter van het college van kerkrentmeesters vind je hier. Een melding kan mondeling, per e-mail of schriftelijk worden gedaan. De melding zal altijd schriftelijk worden vastgelegd en voorzien van een datum. De melder krijgt altijd een afschrift van zijn melding mee.
De klokkenluidersregeling is erop gericht om meldingen altijd eerst intern te melden. Het is mogelijk om direct een externe melding van een (maatschappelijke) misstand te doen wanneer het redelijkerwijs niet mogelijk is om een interne melding te doen. Dit kan bijvoorbeeld bij acuut gevaar zijn of op het moment dat de hoogste leidinggevende zelf betrokken is bij het vermoeden van de misstand.
Een externe melding kan ook worden gedaan op het moment dat de interne melding niet naar tevredenheid is afgehandeld of niet in behandeling is genomen. Het extern melden van misstanden kan worden gedaan via: www.huisvoorklokkenluiders.nl.
Degene die de melding heeft ontvangen (leidinggevende, vertrouwenspersoon of bestuur) geeft dit door aan de directeur van het kerkelijk bureau. Die zal deze in behandeling nemen. Na onderzoek kan de directeur besluiten om:
- de melding niet verder te onderzoeken. In dit geval zal de directeur de melder hiervan schriftelijk op de hoogte brengen.
- de melding wel verder te onderzoeken. De directeur zal de melder op de hoogte houden over het verloop van het onderzoek en eventuele gesprekken aanvraag met de melder. Lopende het onderzoek zal de directeur regelmatig de melder op de hoogte brengen van de voortgang. Na afronding van het onderzoek zal de directie de melder informeren over belangrijkste conclusies. De terugkoppeling aan de melder door de directeur zal binnen 4 weken worden gedaan.
Indien de melding betrekking heeft op de directeur, wordt de melding doorgegeven aan en behandeld door het college van kerkrentmeesters. Op het moment dat een melding extern gedaan wordt zal het huis van klokkenluiders de melding in behandeling nemen en de melder hierover informeren.
Het dossier
Het dossier dat wordt aangelegd in het kader van je melding, zal niet worden toegevoegd aan je personeelsdossier. Het dossier is bovendien vertrouwelijk. De behandelaar (in de meeste gevallen de directie) houdt het dossier bij.
Het dossier mag niet langer worden bewaard dan nodig is of langer dan dat er een wettelijke verplichting bestaat deze te vernietigen.
